Sztuka klonowania w cyfrowym świecie

„Czym jest dla mnie mobilność? To zdolność wirtualnego klonowania, możliwość bycia w kilku miejscach jednocześnie dzięki Internetowi” – przyznaje Marcin Drutel, właściciel 3D Plan. Jego ośmioosobowa firma działa w branży usług projektowo-inżynieryjnych. Świadczy ona usługi m.in. inwentaryzacji budowlanej, termowizji oraz projektowania. Projekty realizowane przez 3D Plan są niezbędne do odwzorowania np. stanu faktycznego budynku, co ma kluczowe znaczenie m.in. przy przebudowie konstrukcji, wyliczeniu opodatkowania, administrowaniu budynkiem, wycenie budynku przy sprzedaży czy aranżacji wnętrza.

Projekty są również wykorzystywane przy weryfikacji zagospodarowania terenu. Inżynierowie 3D Plan prowadzą pomiary praktycznie na terenie całego kraju. Pracują w ciągłym ruchu, działając zdalnie, wspólnie z klientem. Po dokonaniu pomiarów, projekt jest natychmiast wysyłany na wspólny dysk w chmurze, dzięki czemu efekty są od razu dostępne dla inżynierów pracujących w biurze. Zarys projektu powstaje na tablecie lub laptopie jeszcze na miejscu prowadzenia prac obliczeniowych.

Pozwala to natychmiast wychwycić błędy i zweryfikować je z klientem. Pomiary są udostępniane elektronicznie, a w biurze inny pracownik firmy przejmuje dalszą część projektu. Zapisywanie projektów, danych oraz różnego rodzaju plików na wirtualnym dysku pozwala na szybki dostęp i bieżące nanoszenie poprawek w projekcie nawet wówczas, gdy inżynierowie dokonują pomiarów w terenie, inwentaryzują budynki, czy pracują na budowie.

„Właśnie w ten sposób jesteśmy w stanie zaoszczędzić czas i skrócić cały proces projektowy o kilka dni. Dzięki cyfryzacji prac mamy precyzyjną informację, kiedy zostały wykonane pomiary i kto się nimi zajmował. Wszystko jest sprzężone z kalendarzem, dzięki czemu wiadomo, który inżynier wprowadził kolejne poprawki. To ogromne ułatwienie w sytuacji, gdy muszę zarządzać ośmioosobowym zespołem konsultantów działających w kilku miejscach w Polsce – dodaje Marcin Drutel. „Sprawozdanie z prac dostaję na skrzynkę elektroniczną. Po weryfikacji natychmiast trafia ono do klienta”.

Urządzenie mobilne zamiast papieru 

W ramach codziennych obowiązków pracownicy często wyjeżdżają na inwentaryzację oraz budowy, co powoduje, ich rzadką obecność w biurze. Właściciel firmy miał świadomość, że pracownicy nie muszą być uwiązani do biurek, żeby efektywnie wykonać swoje obowiązki. „Ta praca wymaga częstych wyjazdów, a wiadomo, że nie możemy być w wielu miejscach na raz. Chcieliśmy stać się bardziej mobilni i przyspieszyć pracę. Dzięki chmurze zyskujemy czas na pozyskiwanie nowych zleceń i wykorzystujemy lepiej pracę naszych ludzi. To był nasz główny cel, zanim podjęliśmy się cyfrowej rewolucji” – dodaje Marcin Drutel.

Zwykle podczas inwentaryzacji budynków inżynierowie chodzą z blokami rysunkowymi. Obecnie wykorzystują do tego tablety i smartfony. Dodatkowo komunikator ułatwia komunikację i wymianę danych między pracownikami a klientami. Urządzenia mobilne z zainstalowanym oprogramowaniem CAD stanowią niezbędną pomoc i poręczne narzędzie do pracy w terenie. Dodatkowo przechowywanie projektów w wirtualnej chmurze umożliwia szybki dostęp do materiałów i opisów technicznych. Powoduje to ogromne oszczędności związane z wydrukami, niższymi kosztami przejazdów, czy komunikacji.

„Obecnie, wersja elektroniczna projektu trafia drogą elektroniczną do zamawiającego. Jeśli pojawią się uwagi z jego strony, wprowadzamy je natychmiast na projekt elektroniczny. Dopiero finalną i zaakceptowaną wersję przygotowujemy w formie wydruku. Kiedyś wszystkie korekty były wprowadzane ręcznie na papierze, co nie tylko wiązało się z wydatkami, ale również wydłużało cały proces w nieskończoność” – komentuje Marcin Drutel.

Cyfrowa przewaga 

Kluczowym elementem w biznesie usług projektowych jest szybkość i dobra komunikacja z klientem. W efekcie wpływa to na wyższy stopień rekomendacji dla firmy. Właśnie w taki sposób, firma pozyskuje nowe zlecenia. Zdalny dostęp do plików z projektami na serwerze, błyskawiczna informacja dla klienta o postępach prac czy rzetelne raporty to elementy, które wpływają na jakość obsługi i zapewniają klientowi przejrzysty obraz działań.

„Klient wie za co płaci. Staramy się, by nasi klienci byli zawsze świetnie poinformowani o postępach prac. W ten sposób pokazujemy, że są dla nas ważni. Dzięki technologiom znacząco podnosimy jakość obsługi. Klient traktuje taką usługę jako bardziej wartościową dla niego, a my jako wartość dodaną dla klientów” – dodaje Marcin Drutel. Analizując projekt wprowadzenia technologii mobilnych i usług chmurowych, właściciel przyznaje, że główna korzyść dotyczy obszaru zarządzania projektami. Zmiana była możliwa dzięki funkcji kalendarza, który natychmiast stał się podstawowym narzędziem pracy.

Marcin Drutel zwraca również uwagę, że najtrudniej było porzucić dotychczasowe przyzwyczajenia i utarte standardy. Wcześniej w firmie obowiązywał kalendarz biurkowy, gdzie każdy zapisywał wyjazdy czy urlopy. Okazywało się jednak, że w wielu przypadkach ręczne zapisy wprowadzały w błąd. Obecnie firma prowadzi plany w kalendarzu elektronicznym, do którego można wprowadzić informacje o zleceniach i wyjazdach w dowolnym momencie oraz przyporządkować je do klientów.

„Największe wyzwanie przy wprowadzaniu innowacyjnych technologii polega na pokonaniu barier mentalnych. Świadomość ryzyka może blokować podjęcie decyzji, zwłaszcza, że w małych firmach perspektywa działań kończy się na rozliczeniach za kolejny miesiąc. Ciężko wprowadzić nowe rozwiązanie, jeśli nie masz pewności jak działa, jakie stoją za tym koszty i często nie ma się kogo poradzić. Do projektu przekonała mnie młodsza kadra, która wyczuła szanse wynikające ze stosowania technologii. Kiedy dostrzegłem pierwsze konkretne korzyści, dalsza zmiana okazała się bardzo prosta” – mówi Marcin Drutel.

Przekazanie odpowiedzialności za wprowadzenie technologii samym pracownikom okazało się strzałem w dziesiątkę. „Dla młodego zespołu wprowadzenie rozwiązań było bardzo naturalne, łatwe i proste do zaszczepienia w nowych warunkach” – zwraca uwagę Marcin Drutel. „Projektowi cyfrowej zmiany musi towarzyszyć otwartość na pracowników, ich potrzeby, uwagi i kolejne inicjatywy. Jeżeli sami znaleźli rozwiązanie danego problemu to zazwyczaj ono działa. Dzięki tym zmianom nasza wydajność wzrosła”.

20-30% oszczędności

Technologia pozwala oszczędzić czas, który pracownicy mogą przeznaczyć na analizę nowych klientów czy zmian prawnych, które często przeradzają się w nowe zlecenia. Dzięki obniżce kosztów firma zyskała również większą elastyczność cenową. Cyfrowe narzędzia poprawiły także motywację pracowników, którzy dzięki wygodnym urządzeniom mobilnym mogą pracować „w ruchu” i zyskują czas. „Zyskaliśmy 20-30% więcej czasu na nowe projekty i pracę koncepcyjną. Każde pół godziny na myślenie to dla mnie nowe projekty w perspektywie kolejnych miesięcy. Teraz przed nami projekt wprowadzenia oprogramowania do wizualizacji 3D. Otwieramy kolejny etap cyfrowej rewolucji” – podsumowuje rozmowę Marcin Drutel.

Nasze rozwiązania w praktyce