Liczy się chemia i… niezawodna komunikacja

„Poczta w chmurze to… mniej siwych włosów. Wolimy nie pamiętać o czasach, gdy denerwowaliśmy się czy wysyłane przez nas e-maile docierają do odbiorców” – przyznaje Dariusz Wójcik, dyrektor IT w firmie POL-HUN.

Firma POL-HUN powstała w 1990 roku i szybko dołączyła do ścisłej czołówki producentów chemii gospodarczej w Polsce. Przedsiębiorstwo zatrudnia obecnie ponad 300 osób, posiada własne zaplecze logistyczne i magazynowe. Dostarcza produkty do sklepów w całej Polsce (pod marką własną General Fresh lub markami sieci handlowych), można je też kupić on-line. POL-HUN dynamicznie rozwija eksport. Wśród odbiorców chemii z Koluszek są firmy z kilkunastu krajów świata.

Wraz z dynamicznym rozwojem firmy i wzrostem zatrudnienia pojawiła się potrzeba zapewnienia pracownikom niezawodnej komunikacji między sobą oraz z otoczeniem. Jak się szybko okazało, najsłabszym ogniwem była poczta: nie tylko mało funkcjonalna, ale przede wszystkim zawodna.

Strzał w dziesiątkę

„Czara goryczy przelała się, gdy zaczęli do nas dzwonić odbiorcy, że nie mogą nam wysłać e-maila, a nasz serwer znalazł się na czarnej liście – wspomina Dariusz Wójcik, dyrektor IT firmy  POL-HUN.

„Bardzo dobre relacje z klientami zawsze stanowiły naszą przewagą konkurencyjną. Nie mogliśmy sobie pozwolić na jej utratę z tak błahego powodu, jak kłopoty w komunikacji” – dodaje Julia Rosińska, koordynator ds. kluczowych klientów.

Firma POL-HUN zdecydowała się więc na Office 365. W pierwszej fazie wdrożenia nowej usługi pracownicy firmy korzystają przede wszystkim z zalet niezawodnej poczty, ale Dariusz Wójcik ma świadomość, że to tylko ułamek zastosowań nowego rozwiązania.

„Jesteśmy na początku zapoznania się z tymi możliwościami, ale jestem spokojny, wkrótce używanie wspólnych kalendarzy czy praca na jednym dokumencie będą tak naturalne jak pisanie maili, zwłaszcza, że to bardzo intuicyjne i wygodne rozwiązania” – podkreśla dyrektor IT firmy POL-HUN.

Jak na dobre pozbyć się spamu?

Wdrożenie Office 365 było strzałem w dziesiątkę: „Przestaliśmy się martwić o to, czy dochodzą do nas wszystkie e-maile, a nasze trafiają do odbiorców. Znacznie mniej czasu poświęcamy też na selekcję poczty, gdyż Exchange świetnie „odsiewa” spam. Słowem, poczta w ramach Office 365 to znacznie mniej nerwów dla wszystkich pracowników i możliwość skupienia się na projektach kluczowych dla rozwoju naszej firmy” – zauważa Dariusz Wójcik.

Pracownicy bardzo cenią sobie możliwość dostępu do poczty z każdej lokalizacji i z dowolnego urządzenia: „To znacznie przyspieszyło obieg informacji w naszej firmie oraz komunikację z odbiorcami. Możemy od razu zareagować, gdy dzieje się coś ważnego, np. klient chce złożyć zamówienie już po godzinach pracy naszej firmy” – mówi Julia Rosińska.

Handlowcy przestali się martwić techniczną stroną komunikacji z klientami, dzięki czemu mogą skupić się na jak najlepszej obsłudze zamówień kontrahentów. Poza tym, pracownicy działając na różnych wersjach tego samego dokumentu, oszczędzają czas i unikają błędów. Nowe rozwiązanie pozwala też firmie reagować natychmiast na nietypowe zdarzenia, odpowiadać na zapytania czy zamówienia po godzinach pracy przedsiębiorstwa.

„Chcemy być dla naszych klientów dostawcą pierwszego wyboru. A to wymaga od nas pełnej dostępności i szybkiej reakcji na każde zapytanie. Dlatego tak chwalimy sobie możliwość dostępu do poczty z każdej lokalizacji i z dowolnego urządzenia” – przyznaje Paweł Knopik, współwłaściciel firmy.

 

Nasze rozwiązania w praktyce