Firmowa dieta – 5 sposobów na oszczędności w małej firmie

Każdy z nas przechodzi czasami na dopasowaną dietę, aby podnieść swoją sprawność i zrzucić kilka kilogramów. Podobnie jest z firmą, która dla przetrwania i szybkiego rozwoju bardzo często potrzebuje terapii wyszczuplającej. Gdzie szukać oszczędności w małej firmie? Wystarczy zmienić styl pracy na bardziej mobilny i skorzystać z rozwiązań, które niosą nowe technologie dostępne w chmurze.

Sposób nr 1: Oszczędności na IT

Trudno wyobrazić sobie sprawnie funkcjonującą firmę bez dostępu do narzędzi informatycznych. Umowa w Wordzie, kalkulacja w Excelu, prezentacja oferty w PowerPoint to tylko część rozwiązań, bez których firma nie może istnieć. No dobrze, ale to wszystko kosztuje. Co zrobić, żeby korzystać i nie wydać jednorazowo znaczącej kwoty? Rozwiązaniem okazują się coraz popularniejsze usługi Office 365 w chmurze, za które płacimy w postaci miesięcznej opłaty, podobnie jak za kablówkę, czynsz za biuro, opłaty telefoniczne, czy Internet. Co więcej, dają one również dostęp do przestrzeni OneDrive dla firm, która umożliwia bezpieczne gromadzenie plików i ich wygodne udostępnianie. Eliminujemy w ten sposób np. jednorazowe opłaty za zakup serwera i obsługę informatyczną, która przecież słono kosztuje.

Sposób nr 2: Oszczędności na powierzchni biurowej

Zwłaszcza na wstępnym etapie rozwoju bardzo istotne jest pilnowanie wydatków, a z pewnością wynajem biura jest jednym ze znaczących. Krzesło, biurko i komputer wydają się być niezbędnym minimum, ale przykłady wielu firm pokazują, że właśnie w tym obszarze możemy sporo zaoszczędzić. Wiele małych firm świadczy swoje usługi w terenie. Świetnym potwierdzeniem jest firma 3D Plan, której pracownicy dokonują pomiarów przestrzeni biurowej i magazynowej na miejscu u klienta.

„Ta praca wymaga częstych wyjazdów, a wiadomo, że nie możemy być w wielu miejscach na raz. Chcieliśmy stać się bardziej mobilni i przyspieszyć pracę. Dzięki chmurze i usługom Office 365 zyskujemy czas na pozyskiwanie nowych zleceń i wykorzystujemy lepiej pracę naszych ludzi. To był nasz główny cel” – mówi Marcin Drutel z 3D Plan.

Sposób nr 3: Oszczędności w czasie pracy

Czas to pieniądz. To powiedzenie brzmi banalnie, ale trudno nie zgodzić się z faktem, że koszty pracy zespołu stanowią spory wydatek niejednej firmy. Dlatego racjonalne zarządzanie kalendarzem oraz wyposażenie pracowników w niezbędne narzędzia do pracy i komunikacji pomagają oszczędzić czas.

Zastanówmy się nad następującym scenariuszem. Wracasz pociągiem ze spotkania z klientem. Wizja pracy po godzinach przy stosie e-maili spędza Ci sen z powiek? Wystarczy zainstalować w popularnym smartfonie skrzynkę Outlook, by podczas podróży odpowiedzieć na korespondencję. Dzięki możliwości korzystania z pakietu Office na telefonie, możemy zaakceptować ofertę dla klienta, zaopiniować kosztorys i przekierować pracownika do właściwej osoby lub wskazać odpowiednie pliki na wspólnym dysku One Drive dla firm. Na ile wyceniasz godzinę swojej pracy? No jasne, jest bezcenna.

Sposób nr 4: Oszczędności na sprawnej komunikacji

Wraz z rozwojem firmy, wzrostem zatrudnienia i przyrostem liczby klientów na znaczeniu zyskuje sprawna współpraca w zespole. W wielu przypadkach małe firmy na drodze rozwoju napotykają problem z koordynacją pracy, co uniemożliwia im przejście na kolejny poziom. Koszty związane z tematem komunikacji można wyceniać w postaci utraty zleceń, opóźnień w ich realizacji, wzroście reklamacji. Bez odpowiednich narzędzi informatycznych trudno wyobrazić sobie sprawną komunikację.

Analizując projekt wprowadzenia technologii mobilnych i usług chmurowych, właściciel 3D Plan przyznaje, że główna korzyść dotyczy obszaru zarządzania projektami. Zmiana była możliwa dzięki funkcji kalendarza, który natychmiast stał się podstawowym narzędziem pracy. Wcześniej w firmie obowiązywał kalendarz biurkowy, gdzie każdy zapisywał wyjazdy czy urlopy. Okazywało się jednak, że w wielu przypadkach ręczne zapisy wprowadzały w błąd. Obecnie firma prowadzi plany w kalendarzu elektronicznym, do którego można wprowadzić informacje o zleceniach i wyjazdach w dowolnym momencie oraz przyporządkować je do klientów. Dodatkowe oszczędności w komunikacji oferuje Skype dla Firm, który obok popularnej funkcji telekonferencji umożliwia łatwą komunikację na czacie.

Sposób nr 5: Oszczędności na drobnych wydatkach

Prawdziwym problemem małych firm, które zwracają uwagę na koszty, paradoksalnie nie są tylko potężne wydatki związane np. z zakupem surowców, pensjami pracowników, czy opłatami dla kontrahentów. Koszty bardzo ciężko wyciekają w postaci drobnych wydatków. Niepotrzebne przejazdy, żeby „zgrać plik” w biurze, zakup nadmiarowych serwerów, złe wykorzystanie czasu pracowników, utrata klientów ze względu na słabą komunikację to tylko przykłady problemów, za które mała firma musi zapłacić. Nowe technologie do współpracy i komunikacji w chmurze pozwalają uszczelnić system „wyciekania” kosztów, wpływając na poprawę bieżących działań w ramach zespołu, lepszą wymianę informacji i co najważniejsze – dbanie o klientów.

Nasze rozwiązania w praktyce